Ewidencja czasu pracy kierowcy – na czym polega i jakie są konsekwencje jej braku

​

Bardzo łatwo jest dziś prowadzić ewidencję czasu pracy osób pracujących przez osiem godzin dziennie w jednym miejscu. O wiele trudniejsze jest ewidencjonowanie czasu pracy kierowców: ich zajęcie ma wszak charakter mobilny i obejmuje nie tylko samo prowadzenie pojazdu, ale i inne czynności z tym związane. Bywa na przykład, że kierowca pracuje, tkwiąc przez wiele godzin w kolejce na granicy.

Formy ewidencji czasu pracy

Sposoby prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców określa ustawa. Wynika z niej, że jest to obowiązek pracodawcy, a sama ewidencja może być prowadzona na wykresówkach, w postaci wydruków oraz plików danych z karty kierowcy oraz tachografu cyfrowego, innych dokumentów oraz rejestrów opracowanych na podstawie danych wcześniej wymienionych. W samochodach o masie do 3,5 tony nie stosuje się tachografów. Dodatkowo w Polsce nie ma obowiązku, aby taki kierowca posiadał kartę drogową. Inaczej sprawa wygląda w przewozach międzynarodowych, gdyż np. w Niemczech taki dokument jest wymagany.

Ewidencja musi być nie tylko sporządzana, ale i przechowywana – przez okres trzech lat.

Kodeks pracy stanowi z kolei, że pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy w celu prawidłowego ustalania wynagrodzenia oraz innych świadczeń z pracą związanych. Na żądanie pracownika musi mu tę ewidencję udostępnić.

Na czym polega klasyczna ewidencja czasu pracy

Dane pochodzące z wykresówek, kart drogowych i tachografu można przetwarzać tak, by powstawał z nich rejestr. Dokument taki nie musi zawierać konkretnych dat i godzin, a jedynie wykaz danych o czasie pracy w określonych dniach, w niedziele, święta i dni ustawowo wolne od pracy oraz w nocy. Musi też zawierać informacje o wykonanych godzinach nadliczbowych. Jest to klasyczna forma ewidencji czasu pracy.

Z ewidencji czasu pracy kierowcy powinno wynikać nie tylko to, jaka jest podstawa do ustalenia jego wynagrodzenia, ale też, czy wykorzystywał on swoje prawo do wypoczynku uregulowane przepisami.

Prowadzenie takiej dokumentacji wymaga od pracodawcy nie tylko gromadzenia danych z kart kierowców i tachografów, ale też dobrej znajomości przepisów, które niestety ulegają częstym zmianom. Rozsądnym rozwiązaniem jest dla wielu przewoźników zlecanie tych czynności wyspecjalizowanym firmom, jak np. OCRK.pl.

Działanie na własną rękę jest oczywiście również możliwe, ale pod warunkiem śledzenia zmian w ustawodawstwie, rozporządzeniach, a nawet dyrektywach unijnych. Jak wynika z ustaleń Państwowej Inspekcji Pracy, ok. 1/3 polskich firm przewozowych i transportowych nie radzi sobie należycie z tym zadaniem. Warto w tym miejscu polecić tekst „Rozliczanie diet kierowców, wyliczenie wynagrodzeń i ciągłe zmiany w prawie transportowym, czyli największe problemy polskiego przewoźnika”.

Konsekwencje braku ewidencji czasu pracy w przedsiębiorstwie

W razie stwierdzenia przez Państwową Inspekcję Pracy, że przewoźnik nie prowadzi ewidencjonowania czasu pracy kierowców, może zostać na niego nałożona grzywna w wysokości od tysiąca do trzydziestu tysięcy złotych. Dla jednych to mało, dla innych dużo, ale na tym konsekwencje nie muszą się skończyć.

W pewnych okolicznościach pracodawca może bowiem zostać zobowiązany do sporządzenia ewidencji za cały zaległy okres, a więc nawet za trzy lata. Można sobie wyobrazić, ile pracy to będzie wymagać. Na dodatek, jeżeli któryś z kierowców skieruje do sądu pracy pozew o zapłatę zaległych świadczeń, to może się okazać, że trzeba mu wypłacić sporą kwotę. W razie złożenia pozwów nie przez jednego, a grupę kierowców, zaległości do wypłaty będą oczywiście wielokrotnie wyższe.

Artykuł sponsorowany