Zalety i wady księgowości internetowej

Księgowość internetowa to oparty na modelu SaaS serwis do samodzielnego prowadzenia księgowości przez przedsiębiorcę. Taka usługa kierowana jest głównie do mikro, małych i średnich firm, a prowadzić księgowość online mogą właściciele przedsiębiorstw rozliczający się na zasadach ogólnych podatkowych lub podatkiem liniowym.

Księgowość online umożliwia księgowanie dochodów i rozchodów, wystawianie faktur, uiszczanie opłat do ZUS-u czy Urzędu Skarbowe. Jakie są wady i zalety takiej usługi?

Zalety księgowości online

Do zalet księgowości online zalicza się:

1. Niski koszt w porównaniu do korzystania z usług tradycyjnego biura księgowego. Abonament miesięczny może być nawet kilkakrotnie niższy niż ceny obsługi przez biuro. Zazwyczaj oferowane ceny za prostą księgowość online nie przekraczają 40 zł za miesiąc.
2. Dostęp do danych finansowych firmy z każdego miejsca i o każdej porze – wystarczy mieć połączenie z Internetem, by zalogować się do platformy księgowości i sprawdzić stan przychodów i dochodów, wystawić fakturę etc.
3. Intuicyjna i łatwa obsługa obejmująca m.in. automatyczne generowanie dokumentów takich jak Księga Przychodów i Rozchodów, rozliczenie podatkowe lub deklaracje ZUS, rozliczenie PIT, VAT i obsługa JPK, zapisywanie i zapamiętywanie danych kontrahentów, szukanie i potwierdzanie danych w systemie CEIDG lub KRS i inne.
4. Wsparcie asystentów na chacie lub telefonicznie – większość serwisów zapewnia pomoc księgowych online w razie problemów z obsługą systemu księgowości.
5. Generowanie dokumentów elektronicznie, wysyłanie ich w tej formie do kontrahentów lub urzędów i przechowywanie ich na serwerach dostawcy systemu księgowego. Pozwala to oszczędzić na kosztach druku, nie wymaga posiadania miejsca na przechowywanie dokumentów i jest rozwiązaniem ekologicznym.
6. Bezpieczeństwo dokumentacji dzięki archiwizacji na serwerach – łatwiej odzyskać takie dokumenty.

Wady księgowości online

Oczywiście żadne rozwiązanie nie jest pozbawione wad i można znaleźć kilka mankamentów korzystania z księgowości internetowej:

1. Księgowość online jest co prawda prosta w obsłudze, ale mimo to wymaga podstawowej znajomości funkcjonowania firmy – kwestie klasyfikowania kosztów, wystawiania faktur, wyliczania podatku. W księgowości tradycyjnej wszystkim zajmuje się biuro i właściciele firmy może nie mieć żadnego pojęcia o kosztach, przychodach, podatkach.
2. Przedsiębiorca jest odpowiedzialny za prowadzenie dokumentacji i ewentualne błędy, a także samodzielnie reprezentuje firmę przed ZUS-em lub Urzędem Skarbowym. W przypadku umowy z biurem księgowym, to właśnie ono przejmuje odpowiedzialność za błędy i obowiązek reprezentacji.
3. Ograniczony kontakt ze specjalistą. Mimo wszystko w księgowości internetowa kontakt ze specjalistą jest trochę ograniczony, bo trzeba zgłosić się na chacie czy infolinii i przedstawić asystentowi sprawę – nie ma tu możliwości kontaktu osobistego. Mając umowę z biurem tradycyjnym, przedsiębiorca ma dedykowanego księgowego, który jest na bieżąco zorientowany w sytuacji firmy i może udzielić wsparcia poprzez kontakt osobisty, telefoniczny, mailowy.

Księgowość online sprawdzi się w małych firmach, w których właściciel lubi kontrolować sprawy finansowe czy podatkowe, a do tego ma podstawową wiedzę dotyczącą tych spraw i prowadzenia firmy. W takiej sytuacji księgowość internetowa jest o wiele bardziej opłacalna niż korzystanie z usług tradycyjnego biura księgowego.