Samochody służbowe w firmie – co warto wiedzieć?

​Planujesz zakup samochodu na firmę? Przeczytaj nasz poradnik i poznaj najważniejsze informacje dotyczące samochodów firmowych.

Samochód firmowy, czyli rozliczenie całości wydatków

W wielu przypadkach auto jest właściwie niezbędne do prowadzenia określonej działalności gospodarczej. Są to m.in. samochody dla kurierów, dostawców czy samochody dla przedstawicieli handlowych. Aby dane auto można było określać jako samochód firmowy, należy je wprowadzić do majątku firmy – w ten sposób staje się on tzw. środkiem trwałym, czyli częścią majątku przeznaczoną do użytkowania przez okres dłuższy niż rok. Warto zauważyć, że w takiej sytuacji przedsiębiorca nie musi obliczać kilometrówki na podstawie ewidencji przejechanych tras, co z kolei ogranicza możliwości rozliczania kosztów. Pod pojęciem kilometrówki należy rozumieć maksymalną kwotę wydatków na pojazd, którą można rozliczyć w danym czasie. Jednocześnie samochód firmowy pozwala przedsiębiorcy nie tylko na rozliczanie wydatków odnoszących się do jego użytkowania, ale też wydatków określanych jako amortyzację pojazdu – to po prostu koszt zużywania samochodu.

Jak wprowadzić prywatny samochód do firmy?

Samochód może stać się autem firmowym podczas jego zakupu, ale możliwe jest także wprowadzenie do firmy auta prywatnego. Do tego celu wystarczy określić jego wartość początkową, sporządzić stosowne oświadczenie o przeniesieniu pojazdu oraz na koniec wpisać pojazd do ewidencji środków trwałych. Czasem sporo problemów powoduje ustalenie wartości samochodu. Najlepiej zrobić to na podstawie:

• dowodu zakupu, jak np. umowa sprzedaży, jeżeli takowa istnieje,
• ceny rynkowej pojazdu, gdy nie ma żadnych dokumentów potwierdzających nabycie auta w określonej kwocie.

Warto dodać, że do majątku firmowego możesz wprowadzić także auto, którego jesteś współwłaścicielem. Wtedy jednak wartość samochodu ustalana jest proporcjonalnie do poziomu współwłaścicielstwa.

Jak udokumentować zakup samochodu firmowego?

Jeżeli do majątku firmowego wprowadzany jest samochód „kupiony na firmę”, nie należy spisywać oświadczenia o przeniesieniu auta. Wtedy to podstawą do wprowadzenia samochodu do firmy jest dokument jego zakupu, oczywiście wystawiony na firmę. Zależnie od tego, jak został udokumentowany zakup, różne mogą być możliwości rozliczenia. Dostępne są następujące możliwości:

• faktura VAT 23% – w ten sposób możesz odliczyć VAT związany z zakupem, najczęściej fakturę VAT wystawiają dealerzy nowych samochodów, w niektórych przypadkach to wariant dostępny także w przypadku samochodów używanych,
• faktura marża – tę metodę najczęściej spotyka się w komisach. Właściciel musi opłacić VAT od marży, na samym dokumencie nie ma jednak kwoty VAT, przez co nie ma
• możliwości odliczenia VAT-u. Zamiast tego kupujący może w kosztach umieścić kwotę brutto,
• umowa sprzedaży – to dokument pojawiający się przy zakupie samochodu od osoby prywatnej. Po finalizacji transakcji wystarczy przenieść samochód do majątku firmy za pomocą oświadczenia.

Źródła:

https://businessinsider.com.pl/technologie/motoryzacja/samochod-sluzbowy-do-celow-prywatnych-czy-nowy-lad-zwieksza-zobowiazania-pracownikow/fjzr6gn

https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-samochod-w-firmie

https://www.infakt.pl/samochod-firmowy/