Skuteczna utylizacja dokumentów - czym się charakteryzuje?

Co w praktyce oznacza skutecznie niszczenie dokumentów firmowych? Ten temat dotyczy wszystkich przedsiębiorców, dlatego warto się nad nim pochylić. Dziś sprawdzamy, na ile jesteśmy w stanie samodzielnie zająć się tym zadaniem. Weryfikujemy też, czy pomoc zewnętrznego podmiotu może być w tym przypadku wartościowa.

Skuteczna utylizacja dokumentów firmowych - czy rzeczywiście jesteś gotowy przeprowadzić ją na własną rękę?

Zanim zaczniemy planować proces, wybierać niszczarkę do dokumentów i zastanawiać się, której osobie oddelegować czynność niszczenia akt, zastanówmy się, czy takie potraktowanie sprawy jest dla nas rzeczywiście opłacalne. Jeśli chcemy, by utylizacja akt firmowych była wykonana na terenie naszego przedsiębiorstwa, musimy liczyć się z:

• ryzykiem dotyczącym bezpieczeństwa

Niszczarka biurowa tnie akta na cienkie paseczki, co utrudnia, ale nie uniemożliwia odzyskanie danych. Warto brać to pod uwagę. Zgodnie z RODO, jesteśmy zobowiązani zadbać również o produkt niszczenia. Jeśli niewłaściwie zagospodarujemy nasze śmieci, będziemy musieli mierzyć się z konsekwencjami złamania przepisów.

• sporą inwestycją czasową

Utylizacja dokumentów może zająć sporo czasu, nawet jeśli użyjemy nowoczesnej niszczarki biurowej o wysokiej wydajności. Czy rzeczywiście chcemy, by zatrudniona osoba przeznaczała swój czas nie na regularne obowiązki, a na niszczenie niepotrzebnych akt. Dobrze będzie przeanalizować również takie koszty samodzielnego niszczenia dokumentacji,

Na szczęście wcale nie jesteśmy skazani na to rozwiązanie. Współcześni usługodawcy mogą nam pomóc w tym ważnym obowiązku.

Jak przebiega utylizacja dokumentów firmowych, gdy jest ona realizowana przez specjalistów?

Jako przedsiębiorca możesz, ale nie musisz korzystać z zewnętrznej pomocy, bo przepisy nie nakładają na ciebie obowiązku wyboru konkretnej opcji. Mimo to firmy chętnie decydują się współpracę z takimi ekspertami jak np. Rhenus Data, bo to po prostu im się opłaca. W ten sposób możemy przeprowadzić prawdziwie skuteczną utylizację, a więc taką, która nie pozostawia żadnych wątpliwości co do bezpieczeństwa danych. Wszystko dzięki zaawansowanej technologii - takie instalacje przetwarzają akta w dużo większym stopniu niż robi to tradycyjna niszczarka. W ten sposób wreszcie możesz ograniczyć ryzyko do zera i cieszyć się stuprocentową pewnością, że twoje zasoby są odpowiednio chronione.

Artykuł partnera